1. Inleiding
De stichting ter bevordering van de Watersport in de Trynwâlden e.o. verwerkt en beheert gegevens van
- huurders van de ligplaatsen in de jachthaven van Gytsjerk
- passanten in genoemde jachthaven
- hellingpasbezitters die gebruik maken van de trailerhelling van de jachthaven.
- sponsoren van de jachthaven
en heeft daarom te maken met een nieuwe verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), als gevolg van Europese wetgeving die op 25 mei 2018 van kracht werd.
2. Verwerkte persoonsgegevens
Van alle in hoofdstuk 1 genoemde personen worden een aantal persoonsgegevens verwerkt zoals NAW, e-mailadres en telefoonnummer(s).
Er worden geen paspoortgegevens gevraagd of bewaard of gegevens van andere ID-documenten. Sommige bankrekeninggegevens zijn bekend, maar daar wordt niets mee gedaan.
Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met de gemeente.
3. Gebruik persoonsgegevens
De gegevens worden gebruikt voor de administratie, de facturatie resp. het innen van huur- lig- en sponsorgelden en toeristenbelasting, de boekhouding en communicatiedoeleinden. Bij communicatie zal de stichting er zorg voor dragen dat de privacy gegevens van de in hoofdstuk 1 genoemde personen niet toegankelijk zijn voor anderen. (communicatie via de mail vindt plaats in BCC)
4. Beheer persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden beheerd door de secretaris, penningmeester en havenmeester van de stichting in het kader van hun specifieke bestuurstaken.
5. Informatiebeveiliging
De persoonsgegevens worden door de secretaris, resp. de penningmeester verwerkt op privéapparatuur waarop tenminste de navolgende beveiligingsmaatregelen van toepassing zijn:
- installatie en regelmatige update van antivirus software
- instelling van deugdelijke toegangscodes
- beschikbaar houden van deugdelijke back-ups.
Mocht er desondanks een datalek voorkomen dan dient dat te worden gemeld en gedocumenteerd.
Bij beëindiging van de bestuurstaken bij de stichting zullen secretaris en penningmeester de persoonsgegevens uit hun bestand verwijderen.
6. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens zullen na de beëindiging van de ligplaatsovereenkomst niet langer worden bewaard dan 2 jaren. Hetzelfde geldt voor de persoonsgegevens van hellingpashouders, passanten en sponsors. Voor zover fiscaal verplicht zal de termijn 7 jaren bedragen.
7. Rechten van betrokkenen
Personen van wie gegevens door de stichting worden verwerkt hebben te allen tijde recht op correctie en verwijdering van een deel van de gegevens. De stichting moet wel in staat blijven een doelmatige factuur te sturen respectievelijk kwitantie uit te schrijven.
8. Toestemming
De persoonsgegevens worden aangedragen door de huurders van een ligplaats in de haven bij het invullen van een aanmeldingsformulier op de website van de stichting, door het ondertekenen van de huurvoorwaarden in de huurovereenkomst en bij passanten door het invullen van een kwitantie.
Het bestuur zal de persoonsgegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan hierboven aangegeven, tenzij met uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van betrokkene(n). Zo zullen foto’s of video’s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkenen door de stichting niet op een website of in social media worden gepubliceerd zonder de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene(n).
